1. Cine suntem
Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin platforma Adjudecă (adjudeca.ro) este:
ZERODAY TECHNOLOGIES S.R.L., cu sediul social în București, sector 6, Str. Apusului nr. 26-28, bl. N29, sc. A, et. 3, ap. 14, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2024037823005, EUID ROONRC.J2024037823005, cod unic de înregistrare 50822407, e-mail [email protected].
În această politică, „noi” înseamnă operatorul de mai sus, „platforma” înseamnă site-ul și aplicația Adjudecă, iar „tu” înseamnă persoana fizică ale cărei date le prelucrăm: vizitator, utilizator al unui cont sau persoană de contact a unui client. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO), nefiind obligați de art. 37 GDPR; pentru orice întrebare privind datele tale ne scrii la adresa de e-mail de mai sus.
2. Când se aplică această politică
Politica se aplică atunci când:
- vizitezi paginile publice ale platformei (prezentare, prețuri, catalogul public de licitații, finanțări și acceleratoare, ghidul);
- îți creezi un cont, intri în cont și folosești aplicația;
- ești invitat într-o echipă, ne scrii sau primești e-mailuri de la platformă;
- plătești un abonament.
Pentru datele pe care clienții noștri le introduc despre alte persoane (de exemplu datele unui client într-o ofertă comercială sau datele angajaților în baza de cunoștințe), vezi secțiunea Datele introduse de clienți.
3. Ce date prelucrăm
Date de cont
Numele, adresa de e-mail, parola (stocată doar sub formă de hash, nu o putem citi), rolul în firmă, data confirmării adresei de e-mail și, dacă activezi verificarea în doi pași, secretul aplicației de autentificare și codurile de recuperare, păstrate criptat.
Date despre firma în numele căreia folosești platforma
Denumirea, CUI-ul, numărul de înregistrare, adresa, e-mailul și telefonul de contact, numele și funcția reprezentantului legal, statutul de plătitor de TVA, IBAN-ul și banca, numărul de angajați și indicatorii financiari, codurile CAEN, domeniile de activitate și textele introduse în profil și în baza de cunoștințe pentru oferte. Unele dintre acestea sunt date cu caracter personal (de exemplu numele reprezentantului legal sau al membrilor echipei menționați în baza de cunoștințe).
Conținutul pe care îl creezi
Comentariile, notele din dosare, alertele salvate, întrebările adresate asistentului AI și răspunsurile lui, ofertele și documentele lor, cu istoricul versiunilor, și fișierele pe care le încarci.
Date de utilizare și tehnice
- ce licitații, apeluri de finanțare și acceleratoare ai deschis și când (pentru limitele lunare ale planului și pentru informația „văzut de colegi”);
- numărul de mesaje și de documente generate cu AI, pe firmă și pe zi;
- sesiunea de autentificare, adresa IP și tipul browserului, păstrate în sesiune cât timp ești autentificat și folosite temporar pentru limitarea încercărilor de autentificare;
- dacă folosești conectarea cu Claude (MCP): tokenurile create (doar sub formă de hash) și jurnalul apelurilor (instrumentul folosit, parametrii, rezultatul, data).
Date de plată
Plata abonamentelor se face prin Stripe. Datele cardului le introduci direct pe pagina securizată Stripe și nu ajung la noi. Noi păstrăm doar identificatorii abonamentului și ai clientului în Stripe, planul, starea și perioada abonamentului. Pentru a iniția plata îi transmitem Stripe adresa ta de e-mail și identificatorul firmei.
Corespondență
Mesajele pe care ni le trimiți pe e-mail și răspunsurile noastre.
4. Scopuri și temeiuri legale
| Scop | Temei legal (GDPR) |
|---|---|
| Crearea și administrarea contului, autentificarea, furnizarea funcțiilor platformei (căutare, documentație, asistent AI, recomandări, alerte, oferte, echipă) | Executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. b) |
| Aplicarea limitelor planului și administrarea abonamentului | Executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. b) |
| Facturare și evidență contabilă | Obligație legală, art. 6 alin. (1) lit. c) (legislația fiscală și contabilă) |
| E-mailuri de serviciu: confirmarea adresei, resetarea parolei, invitații, alertele și noutățile pe care le-ai cerut | Executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. b) |
| Securitatea platformei: prevenirea accesului neautorizat și a abuzurilor, jurnale tehnice, copii de siguranță | Interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) |
| Răspunsul la mesajele tale și asistență | Executarea contractului sau interes legitim, după caz |
| Constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță | Interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) |
Nu folosim datele tale pentru publicitate, nu le vindem și nu facem profilare în scop de marketing. Nu trimitem comunicări comerciale fără acordul tău.
5. Prelucrarea cu inteligență artificială
Unele funcții folosesc un model de inteligență artificială furnizat de un terț (în prezent, serviciul Ollama Cloud). Când folosești aceste funcții, modelul primește strict ce îi trebuie pentru sarcina cerută:
- asistentul pe licitație sau pe finanțare: textul anunțului, documentația extrasă și întrebările tale din conversație;
- Oferta Builder: documentația licitației și datele firmei necesare ofertei (denumire, CUI, număr de înregistrare, adresă, date de contact, reprezentant legal, profil și baza de cunoștințe), iar la ofertele comerciale, datele clientului introduse de tine. IBAN-ul și banca nu se trimit modelului; se completează local;
- recomandările: datele din profilul firmei și textul licitațiilor, apelurilor sau programelor evaluate.
Scorurile de potrivire și textele generate sunt sugestii. Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar, în sensul art. 22 GDPR. Documentele generate se verifică și se asumă de firma care le folosește.
6. Date din surse publice
Platforma preia anunțuri de achiziție publică din SEAP (e-licitatie.ro) și TED și apeluri de finanțare din portalurile oficiale ale Uniunii Europene și ale Guvernului României. Aceste anunțuri pot conține date cu caracter personal publicate de autoritățile contractante (de exemplu numele și datele de contact ale persoanei de contact). Le prelucrăm în temeiul interesului legitim, art. 6 alin. (1) lit. f), pentru a face informația publică mai ușor de găsit, fără a o combina cu alte date și fără alte scopuri. Dacă ești o astfel de persoană și ai o obiecție, ne poți scrie oricând.
7. Cui transmitem datele
Datele sunt accesibile doar membrilor firmei tale, în limita rolului fiecăruia, și personalului nostru care are nevoie de ele pentru a furniza serviciul. Folosim următorii furnizori, ca persoane împuternicite, pe bază de contract:
| Furnizor | Rol | Locație |
|---|---|---|
| cyber_Folks S.R.L. | Găzduirea serverelor și a bazei de date | România |
| Cloudflare, Inc. | Rețea de livrare a conținutului, protecție împotriva atacurilor, DNS | SUA, cu servere și în UE |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Procesarea plăților și emiterea facturilor de abonament | Irlanda (UE), cu transferuri către SUA |
| Ollama, Inc. (Ollama Cloud) | Rularea modelului de inteligență artificială | SUA |
| Namecheap, Inc. (Private Email) | Trimiterea e-mailurilor platformei | SUA |
Conectarea cu Claude: dacă alegi tu să conectezi asistentul Claude la contul tău, datele pe care Claude le citește prin platformă ajung în contul tău Claude, la Anthropic, care le prelucrează conform propriilor termeni și propriei politici de confidențialitate, în relația ta cu Anthropic.
Putem divulga date autorităților publice doar atunci când legea ne obligă. Nu vindem și nu închiriem date.
8. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Unii furnizori de mai sus sunt în SUA. Transferurile se fac doar pe baza unui mecanism prevăzut de capitolul V GDPR: decizia de adecvare a Comisiei Europene privind Cadrul UE-SUA pentru protecția datelor, pentru furnizorii certificați, sau clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană (art. 46 GDPR), însoțite de măsuri suplimentare unde este cazul. La cerere îți punem la dispoziție informații despre garanțiile aplicabile.
9. Cât timp păstrăm datele
| Date | Durată |
|---|---|
| Contul, profilul firmei, conținutul creat (oferte, comentarii, dosare, conversații cu asistentul) | Cât timp contul există; după închiderea contului se șterg în cel mult 30 de zile, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm |
| Fișierele documentației licitațiilor | 30 de zile după ce licitația nu mai este activă (textul extras rămâne cât timp există contul) |
| Exporturile ofertelor (PDF, DOCX, ZIP) | 7 zile |
| Sesiunea de autentificare | 2 ore de inactivitate sau până la ieșirea din cont |
| Linkul de resetare a parolei / invitația în echipă | 1 oră / 7 zile |
| Jurnalul apelurilor prin conectarea cu Claude | 90 de zile |
| Copiile de siguranță ale bazei de date | 14 zile |
| Documentele financiar-contabile (facturi, evidența plăților) | Termenele prevăzute de legislația financiar-contabilă (în prezent, până la 10 ani) |
Când un administrator elimină un membru din echipă, contul acestuia se șterge. Comentariile și conținutul creat de el rămân în contul firmei, fără legătura cu contul șters.
10. Cum protejăm datele
- conexiune criptată (HTTPS, HSTS) și cookie-uri de sesiune marcate „Secure” și „HttpOnly”;
- parole stocate doar sub formă de hash, verificare opțională în doi pași, limite pentru încercările de autentificare;
- chei și secrete criptate în baza de date, sesiuni criptate;
- separarea strictă a datelor între firme: fiecare firmă vede doar datele proprii;
- roluri cu drepturi diferite în cadrul firmei;
- copii de siguranță zilnice și acces restrâns la servere.
Dacă are loc o încălcare a securității datelor care prezintă un risc pentru tine, notificăm autoritatea de supraveghere și, unde legea o cere, pe tine, în termenele prevăzute de art. 33 și 34 GDPR.
11. Drepturile tale
În condițiile GDPR ai dreptul:
- de acces la datele tale și de a primi o copie a lor (art. 15);
- la rectificarea datelor inexacte (art. 16); numele și parola le poți schimba singur din „Contul meu”;
- la ștergerea datelor (art. 17);
- la restricționarea prelucrării (art. 18);
- la portabilitatea datelor pe care ni le-ai furnizat, într-un format structurat și care poate fi citit automat (art. 20);
- de a te opune prelucrării întemeiate pe interesul legitim (art. 21);
- de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată (art. 22);
- de a-ți retrage consimțământul, acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ, fără a afecta prelucrarea anterioară.
Pentru a-ți exercita drepturile, scrie-ne la [email protected] de pe adresa asociată contului. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii; termenul se poate prelungi cu încă două luni pentru cereri complexe, caz în care te anunțăm. Exercitarea drepturilor este gratuită, cu excepțiile prevăzute de art. 12 alin. (5) GDPR.
12. Datele introduse de clienți
Firmele care folosesc platforma pot introduce date despre alte persoane: clienții din ofertele comerciale, angajații și experții din baza de cunoștințe, persoanele menționate în comentarii sau în fișierele încărcate. Pentru aceste date, firma client este operator, iar noi acționăm ca persoană împuternicită, conform art. 28 GDPR și secțiunii despre prelucrarea datelor din Termeni și condiții. Firma client răspunde de existența unui temei legal și de informarea acestor persoane. Cererile lor le redirecționăm către firma client.
13. Minori
Platforma este destinată firmelor și profesioniștilor. Nu este adresată persoanelor sub 18 ani și nu prelucrăm cu bună știință datele acestora.
14. Modificări ale politicii
Putem actualiza această politică atunci când se schimbă serviciul, furnizorii sau legislația. Data ultimei actualizări apare la începutul paginii. Despre modificările importante te anunțăm pe e-mail sau în aplicație înainte să intre în vigoare.
15. Contact și plângeri
Pentru orice întrebare despre datele tale, scrie-ne la [email protected].
Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, cod poștal 010336, www.dataprotection.ro, e-mail [email protected], precum și să te adresezi instanței competente.